会展策划程序囊括了会展活动发生之前的谋划、构思、设计等创造性活动的全部过程，成为项目实际运作的指导，是会展项日管理决策理智化、效能化、科学化的前提依据和程序保证。因而策划程序必然受决策程序和创造程序的双重制约，接受其双重指导。一方面，策划运作是为管理决策谋划、构思、设计可供选择决断的策划方案，其策划运作必然沿着科学决策程序的方向运行；另一方面，策划运作作为一种创造性活动，在策划的创新思维过程中，又必然依据创造活动过程的程序规律进行运作。所以，决策程序和创造程序的规律性皆是策划程序的科学来源。策划运作应以决策程序和创造程序为指导，遵循策划活动自身策划运作的内在规律，形成科学的策划程序。

　　（一）主题定位阶段

　　会展主题的定位，需要对行业进行分析，掌握相关会展的举办情况以及参展商的潜在需求，界定主题选择的范围，分析可支配资源的现状、相关经验和远景战略目标需要等准备工作。因此，会展策划既要从战略角度上进行现状的分析和深谋远虑地寻求最好的主题定位，又不要淹没在众多的信息之中，要善于发现焦点、亮点，以促使资源投人效益的较大化。
　　（二）目标确立阶段

　　在准确地对会展主题进行定位之后，就要对信息进行定性和定址的加工，确立会展主题要实现的目标，这个目标既是制作策划方案的前提，又是论证并评价策划方案的衡量标准，还是策划方案实施控制和实施效果评估的依据。

　　策划目标的确立就是针对策划主题面临的机会和威胁进行分析，在与此相关的影响因素和约束条件下，明晰目标。与此同时，确立策划目标，还必须明确把策划问题解决到何种程度，最终达到何种目的，这就要求明确地表达策划目标。一是策划目标的定性表达要简洁易懂，使人易于明确领会其含义而不会产生模糊不清的感觉；二是要尽可能量化目标。会展策划只有紧紧围绕着策划主题和它内外环境的限制因素，进行创造性的探索和构思，才能产生适应策划主题创新需要的策划目标，并沿此目标设想和设计策划方案。

　　（三）方案设计阶段

　　确立策划目标之后，就可以运用创新技法谋划达到目标的有效途径，这就是设计并制作策划方案。而策划方案能否有效，还要经过多种方案相比较作初步鉴别。这就必须制定多种可供决策者优选决断的策划方案。

　　从本质上说，策划是对资源优化的方法体系，一方面是从整体上进行合理规划，另一方面是细节设计，也就是具体的流程安排。总体规划是指在确定策划主题、确立策划目标的基础上，对策划方案未来的实施在方法上、资源利用上进行轮廓设想，制定出策划项目的研究计划书，其重点是运用创新技法从不同的角度和多种途径思考酝酿，大胆设想出各种可能的策划方案。细节设计是以总体设计为基础进行细部加工，它以项目研究计划书为大纲，进一步探索细节，深化研究并进行反复修改。

　　（四）方案论证阶段

　　策划方案设计制作完成后，一个策划运作过程已基本完结。它是否切实可行、经济高效，还要进行论证和评价。这一阶段也可包括两个方面的工作，一是论证和评价策划方案的总体创新性。因为策划对象总是发展变化的，组织的新问题层出不穷。策划方案的总体创新性具有十分重要的意义；二是论证和评价策划方案的细节实施性。因为仅有总体创新性，如果实施细节不确定，只是有笼统的、抽象的概念，则策划方案就无法实施。在此基础上还要对多个方案的原有分析预测结果进行逐一的鉴定和比较，权衡其利弊，从不同角度上选出几个最佳方案。

　　因此，会展策划方案的论证和评价，既有一个科学性的问题，也有一个可行性的问题。理想的论证可能完善策划成果，使策划成果变为现实，甚至可能在原有方案之上产生更奇妙的新因素。此阶段要在充分论证的基础上，制定改进方案，整理研究成果，撰写出策划研究报告，将以此在决策者对策划方案选择决断之后拟定实施计划。