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合肥公司会议策划应该怎么执行

作者:合肥公司会议策划 日期:2022-04-24 点击:44
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  对于公司商务会议活动来说,提前做好会议活动策划时必不可少的。只有提前策划好各部分的工作,商务会议本身才能有条不紊的进行。那么,合肥商务会议策划应该怎么做呢?

  1.确定会议名称

  商务会议的名称需要高度概括商务会议的主要内容,除此之外,还应反映会议活动的主题。一般来说,会议名称可以取名为xx公司xx会议,即将会议主办方、会议主题、会议类型等包括进去。会议名称必须用准确、规范的语言表述,其不仅在发放会议邀请函时要用到,在会议当天还会被做成横幅与标语,因此,会议名称的确定需要谨慎考虑。

  2.确定会议议题

  即会议要讨论什么问题,这是商务会议活动的一个基本要素。会议议题一般由领导根据企业实际需要进行指定,或者是领导根据公司相关人员对其的反馈进行综合考虑后决定的。会议议题可以分为多个议题,即一个主要议题,和其他几个小议题,但其必须是相关联的。

  3.确定会议时间

  这包括两个部分,其一是会议举办的日期,其二是会议举办的时长。

  会议日期的确定需要考虑许多因素,包括会议核心人物的空闲时间、天气因素等,发起投票,选择大多数人方便的日子。会议举办的时长根据会议类型的不同有很大的区别,长则几十天,短则几十分钟即可结束。确定会议时长需要考虑会议议题数量、类型、性质等,会议时长在会议活动策划时就应安排规定好,并及时通知参与会议的人员,方便其安排时间。

  4.确定会议地点

  会议地点的确定要考虑交通、场地内部设施、容纳人数、服务水平与经验、档次等因素,并结合会议规模的大小以及会议活动策划的预算进行综合考虑与调整。如果是小型会议,在公司内部会议室即可进行;如果会议比较重要,可以去专业的场地,其服务比较有保障,能减少会议策划方面的压力,但租金方面就会比较贵了。

  5、确定会议流程与相应的工作人员

  会议流程包括签到、发言等环节,以签到为例,为提升签到效率,这里可以使用大屏互动电子签到,嘉宾扫码即可完成签到,快捷又方便。会议工作人员的安排也很重要,这是因为会议上工作人员比较多,包括安保人员、接待人员、发言人等,要提前策划好每个人的工作,制定一份执行表格,明确责任。在会议举办前,可以进行会议流程的彩排,确保会议活动当天的顺利进行。

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